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快递(件)收发管理流程

规范公司收、发快递管理,防止快递丢失,降低运行风险,控制物流成本。确保公司快递的收发工作及时、准确、效率高。

快递物品:因工作需要,寄送文件资料、产品样品、货物以及其他与工作相关货品等。

一、寄件

1、寄件流程

1.1.快递公司的选择:选择的原则是效率高、低成本。寄件人须根据所寄物品的性质与紧急程度,合理、准确地选择性价比高的快递公司。

1.2填写快递单:由寄件人用正楷字清晰填写收件方和寄件方详细资料(所寄明细、地址、收件人、联系电话、邮编等)。办公室专员对寄件人所选快递公司的合理性进行审核,不合理的办公室专员给予建议选择合理的快递公司。

1.3寄件人将填写好的快递单、寄件资料、物品交办公室专员,办公室专员核查并包装好后把快递单贴于包装盒上。

2、相关人员职责

2.1寄件人将需寄发的物品备齐并与快递单一起放到办公室专员待核查,核查通过后按快递公司包装要求进行包装。核查内容包括:是否为私人件、是否私自寄送公司产品(文件)、快递单填写是否正确、包装是否符合要求等。对于不合格的快递退回寄件人,按要求整改好后再予以寄发。

2.2严禁公费寄私人物品,一经发现按该单快递费的5-10倍处罚。

2.3办公室专员根据快递单录入《快递件收发登记表》。

3、快递公司取件

办公室专员电话通知快递公司上门取件。

4、快递单跟踪

由寄件人(快递单填写人)根据快递单的单号进行跟踪,在确认快递的物品、资料等已签收后,在网上打印相关签收记录,并交由办公室专员与快递单一起保管。

二、收件

1、收件流程

1.1不需支付到付快递费的快递收件由办公室专员签收、登记后,及时通知相关部门责任人签字领取。

1.2需支付到付快递费的快递收件,办公室专员应及时联系收件人是否支付。若收件人同意支付,办公室专员支付相应快递费;若收件人不同意支付,办公室专员拒绝支付相应快递费。

1.3贵重物品和公司秘密文件原则上由办公室专员通知收件人到办公室自领,如收件人无法领取时,由办公室专员与收件人确认后再办理代收手续。

1.4办公室签收所有快递件须进行登记,并让收件人签收,若收件人不在可通知部门相关人员直接签收。

三、快递单保管

公司所有寄件的快递单统一由办公室专员保管,便于对账和查询。

有些快递单原件须存放相关档案的,须由寄件人将快递单复印一份交办公室专员。

附:《快递(件)寄件登记表》

《快递(件)收件登记表》

编号:标管20180001号,从2018年4月1日起实施。

 

快递(件)寄件登记表

序号

寄件日期

寄件人

寄件品名

快递单号

费用

收件人

备  注

























































































































 

快递(件)收件登记表

序号

签收日期

签收人

快递单号

寄件单位

领件人

备      注











































































































发布于:2020-04-07
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