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材料、设备费用的支付管理流程

材料、设备费用的支付管理流程

确保有计划、有组织、及时准确向供应商付款,减少违约行为;杜绝错付、超付,不产生遗留问题,特制定本流程:

一、签订有买卖合同的材料、设备款支付方式

1、支付申请

用款所在项目负责人须填写《付款申请单》(附一),注明款项的用途、金额、收款单位、支付方式、买卖合同编号等,并在付款申请单后面附上附件,附件包括:发票等相关复印件,如无发票的,须附上合同。

附件发票须是税务机关开具的正规发票,开票单位和签订单位一致,合同项目一致,付款金额、内容符合合同主体条件。所有附件须遵循真实性原则,符合相关规定要求。

2、支付审批

《付款申请单》和附件需分管领导的审核认定,在审核认定中,审核人员须遵循下列几点:

(1)     核实该付款事项的真实性,对不符合规定的付款拒绝批准;

(2)     对有涂改现象的发票一律不审批;

(3)     对超过审核权限范围的付款事项审核后转上一级审核人审

批;

(4)     对不符合规定的付款拒绝批准。

(5)     《付款申请单》批准后,复印二份,一份项目部留存,一

份交集团公司档案室附于合同后面;原件交财务核算中心。

3、办理支付

用款经办人员将相关资料准备齐全、签字齐全后,交到财务核算中心,财务核算中心开始办理支付事项,并根据《付款申请单》计入相关工程项目成本。

财务核算中心将支付凭证分别复印交项目负责人、分管领导存档。

4、资料归档

每一份买卖合同款项付清后,分管领导应将每次的《付款申请单》、支付凭证、发票复印件、承诺书等相关资料交办公室存入该合同档案中,办公室审核后对该合同销号,并归档。

二、无买卖合同的大额材料、设备款支付方式

无买卖合同的大额材料、设备款超过5000元,由项目负责人填写《付款申请单》,注明款项的用途、金额、收款单位、支付方式等,并在付款申请单后面附上附件,附件包括:该项目的履行情况、情况说明等。

(1)能根据《付款申请单》上的金额开具发票的,由项目负责人负责开具;开具好的发票,项目负责人在发票的后面签字;发票的开具须是税务机关开具的正规发票,开票单位和收款单位一致。

(2)不能根据《付款申请单》上的金额开具发票的,由项目负责人根据实际情况写“情况说明”;并作为《付款申请单》的附件。

2、支付审批

《付款申请单》和附件需相关领导的审核认定,在审核认定中,审核人员须遵循下列几点:

(1)核实该付款事项的真实性,对不符合规定的付款拒绝批准;

(2)对有涂改现象的发票一律不审批;

(3)     对超过核权限范围的付款事项审核后转上一级审核人审

批;

(4)     对不符合规定的付款拒绝批准。

《付款申请单》批准后,复印一份,项目部留存;原件交财务核算中心。

3、办理支付

用款经办人员将相关资料准备齐备、签字齐全后,交到财务核算中心,财务核算中心开始办理支付事项,并根据《付款申请单》计入相关工程项目成本。

财务核算中心将支付凭证分别复印交项目负责人、分管领导存档。

三、零星材料、设备款支付、报销方式:

1、零星材料、设备款不超过5000元,由项目负责人于每月25日前根据各个项目分别汇总,填制《费用报销单》。

(1)《费用报销单》上的金额能开具发票的,由项目负责人负责开具,并粘贴于费用报销单后面;

(2)《费用报销单》上的金额不能开具发票的,由项目负责人把购买相关材料的凭据粘贴于费用报销单后面;

2、项目负责人根据填制好的《费用报销单》报上级领导审核、签字;

3、项目负责人凭审批好的《费用报销单》报销,出纳根据《费用报销单》上的金额支付,并计入相关工程项目成本。

附:《付款申请单》

    《承诺书》

编号:标管20180004号,从2018年4月1日起实施。

付款申请单

申请日期:    年  月  日

申请人:


所属项目



款项用途:


发票:

□有  □无

金    额:

人民币(大写):

支付方式:

□银行转账  □现金  □支票  ,□承兑汇票  

□其它

收款单位:


收款单位税号:


收款单位开户行:


收款单位账号:


收款单位地址:


收款单位电话:


收款单位联系人:


合  同:

□有  □无

合同款项累计支付情况:


申请人:          分管领导审核:         财务负责人:

承  诺  书

上海长浩工程建设集团有限公司

我承包的                              项目,因材料采购需要与                     签订的采购合同,现材料款已全部付清,施工期间该合同单位所有与项目相关联的债权债务均处理完毕,如将来一旦出现项目上有未处理完毕的债务纠纷,均由我本人承担,造成上海长浩工程建设集团有限公司损失的,同意按损失额的1.5倍赔偿。

特此承诺。

承诺人:

身份证号码:

日期:

发布于:2020-04-07
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