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工程项目档案合同原件操作回收流程

为规范合同原件的管理工作,确保合同档案的完整、安全和有效利用,特制定工程项目档案合同原件操作回收流程

一、工程项目档案合同原件所指的合同原件指由档案室归口管理的各类合同的原件。

二、合同原件管理办法

1、由办公室指定专人负责合同原件的回收存档工作,以确保合同档案的完整、完全和使用的严格性。

2、存档的合同原件需存放在文件柜里,文件柜钥匙由合同管理人员保管。

3、合同管理人员接收合同原件进行存档前,应进行相应的核实工作。核实合同是否有缺页、漏页,漏盖章等,确认完整无误后进行认真详细地登记。

4、合同管理人员每季度至少对存档的合同原件进行一次核查,核查实际存档的合同原件与台账是否一致。

三、合同存档范围

1、合同原件(包括附件、补充协议(合同)、备忘录等);

2、法务部门出具的合同审核单并经项目负责人、分管负责人签字的审核单原件。

四、合同原件回收

1、对方公司已盖章的合同,印章管理人员用印结束后,直接交给合同管理人进行编号、存档;

2、我司先盖章的合同,对方公司需在一个月内盖章确认,由经办人(项目责任人)将合同原件移交合同管理人存档;

3、如果有特殊情况不能按时收回原件,项目负责(责任)人以书面形式进行释明并交合同管理人员,合同管理人员必须及时交总经理或董事长审批,总经理或董事长将根据情况进行催收并适当放宽返还原件的期限,并把详细的要求批复给合同管理部门,指导其下一步的工作;

4、一旦出现合同原件遗失无法返还的,要求项目负责(责任)人去甲方处复印并加盖甲方印章再交合同管理人员作为原件保存;如果确实不能返还的又因特殊情况不能去合同相对方复印盖章的,项目负责(责任)人必须以书面形式把情况和责任写清楚交合同管理人员存档,公司将按《工程项目档案管理实施细则》对其进行处罚;

5、逾期未交回的,也无特殊情况书面说明的,合同管理人员必须及时向总经理及董事长申报,由总经理及董事长负责催收;若还是置之不理的,公司将按《工程项目档案管理实施细则》进行处罚并通知各部门暂停其项目及项目负责人负责的其他项目的一切手续,直至其工作完成;

6、合同原件回收保存考核率为100%,合同档案完整考核率为不低于70%。

 

编号:标管202002号,从2020年9月1日起实施。

 

上海长浩工程建设集团有限公司


发布于:2020-10-27
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